Zgłoszenie SENT: kiedy jest obowiązkowe i za co firma może dostać karę

Kto odpowiada za zgłoszenie w systemie SENT?

SENT jest systemem teleinformatycznym, za pośrednictwem którego Krajowa Administracja Skarbowa monitoruje wybrane przewozy towarów oraz obrót nimi na terytorium Polski. W zależności od realizowanej operacji, inny podmiot będzie odpowiedzialny za przygotowanie zgłoszenia. W przypadku, gdy towar ma być sprowadzony do Polski (import), stosownej notyfikacji dokonuje docelowy odbiorca produktu. Gdy towar ma opuścić granice Polski (eksport), to nadawca informuje KAS za pośrednictwem zgłoszenia o zamiarze zorganizowania wysyłki. Gdy jednak ładunek ma tylko przejechać przez Polskę (tranzyt), ten fakt zgłasza przewoźnik, realizujący transport.

Zgłoszenia, uzupełnienia i aktualizacje składa się za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych. To w tym środowisku powstaje numer referencyjny (numer SENT). Następnie zgłoszenie trzeba zamknąć lub zaktualizować w odpowiednim formularzu. Ustawa nakłada również obowiązek niezwłocznej aktualizacji danych w zakresie, w jakim dany podmiot je wprowadzał. Należy pamiętać, że numer referencyjny ma ograniczony okres ważności, dlatego planowanie bez czasowego marginesu błędu zwiększa ryzyko pomyłki.

Czy są sytuacje, w których zgłoszenie SENT nie będzie obowiązkowe?

Obowiązek zgłoszenia w SENT powstaje wtedy, gdy przewozisz określone towary uznane za wrażliwe oraz przekraczasz określone progi (masa, objętość, liczba sztuk) albo w przypadkach, w których przepisy przewidują obowiązek niezależnie od ilości. Minister właściwy do spraw finansów może też rozszerzać listę w drodze rozporządzenia, co oznacza, że zakres SENT ulega zmianom i wymaga bieżącej weryfikacji.

Wyłączenia z obowiązku zgłoszenia istnieją, ale mają ściśle określone warunki. Ustawa z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi przewiduje między innymi wyłączenia dla określonych opakowań jednostkowych (małe opakowania), przewozów realizowanych przez operatorów pocztowych, przewozów w wybranych procedurach celnych (np. tranzyt), a także przemieszczeń w procedurze zawieszenia poboru akcyzy w systemie EMCS (Excise Movement and Control System – System Przemieszczania oraz Nadzoru Wyrobów Akcyzowych).

Błędy w zgłoszeniach, które kończą się karą i kontrolą

Najpoważniejszym naruszeniem zgodnie ze wcześniej wspomnianą ustawą pozostaje brak wymaganego zgłoszenia przewozu. Odpowiedzialność może w takiej sytuacji objąć jednocześnie podmiot wysyłający lub odbierający, przewoźnika, a także kierującego pojazdem, który rozpoczyna transport bez numeru referencyjnego albo nie realizuje obowiązków związanych z lokalizatorem.

W praktyce kontroli drogowych częściej niż całkowity brak zgłoszenia ujawniane są jednak niezgodności danych oraz problemy z geolokalizacją. Nawet drobne rozbieżności między zgłoszeniem a stanem faktycznym mogą zostać uznane za naruszenie, jeżeli dotyczą elementów formalnych przewozu.

Przepisy przewidują tzw. tolerancję ilościową, która pozwala na niewielkie różnice między danymi zgłoszenia a rzeczywistą ilością przewożonego towaru. Dotyczy ona wyłącznie parametrów fizycznych ładunku, takich jak masa, objętość lub liczba sztuk. Ma również uwzględniać naturalne odchylenia wynikające np. z ważenia czy załadunku. Tolerancja ta nie obejmuje jednak danych identyfikacyjnych przewozu, dlatego błędy dotyczące pojazdu, trasy, numerów referencyjnych lub urządzeń lokalizacyjnych traktowane są jako pełnoprawne naruszenia.

Szczególną kategorię stanowią przypadki, w których nie można ustalić nabywcy lub towar nie trafia do zadeklarowanego miejsca przeznaczenia. Takich naruszeń nie da się skutecznie skorygować w trakcie ani po zakończeniu przewozu, co wiąże się z najwyższym ryzykiem sankcji.

Procedury wewnętrzne, które realnie ograniczają ryzyko kar

W obszarze SENT o skuteczności decyduje proces, a nie doraźne działania. Przepisy wymagają niezwłocznej aktualizacji danych zgłoszenia w zakresie, w jakim dany podmiot je wprowadza. Ponadto przewoźnik musi zapewnić geolokalizację na całej trasie, a kierowca ma konkretne obowiązki: uruchomić lokalizator przed rozpoczęciem przewozu oraz reagować na dłuższą niesprawność systemu lokalizacji. Z tego powodu warto przypisać odpowiedzialność imiennie (kto tworzy zgłoszenie, kto je weryfikuje, kto je zamyka) oraz wdrożyć kontrolę dwuetapową dla pól krytycznych (CN, masa/objętość, pojazd, numer urządzenia).

Sprawdza się również krótka lista kontrolna realizowana w trzech momentach: przed rozpoczęciem, w trakcie oraz po zakończeniu przewozu.

Problemy techniczne SENT a obowiązek monitoringu

W latach 2024–2025 wielokrotnie informowano o czasowych utrudnieniach w działaniu systemów obsługujących zgłoszenia przewozów oraz przekazywaniu danych geolokalizacyjnych. W takich sytuacjach administracja uruchamiała procedury awaryjne oraz wskazywała alternatywne sposoby przekazywania danych.

Niedostępność systemu nie znosi jednak obowiązków ustawowych. W czasie awarii należy sporządzać dokumentację zastępczą zgodnie z aktualnymi komunikatami oraz kontynuować monitoring przejazdu. Nie należy również wyłączać urządzeń lokalizacyjnych ani aplikacji przekazujących dane. Geolokalizacja pozostaje elementem kontrolnym także w trybie awaryjnym.

W praktyce oznacza to konieczność posiadania prostej procedury awaryjnej oraz przeszkolenia kierowców i dyspozytorów z podstawowych działań wymaganych w przypadku problemów technicznych. To przygotowanie organizacyjne, a nie sama dostępność systemu, najczęściej decyduje o ograniczeniu ryzyka sankcji.

Co się zmienia od 17 marca 2026 r. i jak się przygotować?

Od 17 marca 2026 r. system SENT obejmie także przewozy odzieży i obuwia. Oznacza to, że część transportów dotychczas niewymagających zgłoszenia będzie musiała zostać objęta monitoringiem.

Przepisy posługują się kodami CN (Nomenklatura scalona), czyli unijną klasyfikacją towarów używaną w handlu i dokumentach celnych. W praktyce:

Obowiązek zgłoszenia SENT powstaje, gdy przekroczone zostaną określone progi:

Istotną zmianą jest także zasada sumowania. Jeżeli jedna przesyłka zawiera różne rodzaje odzieży lub obuwia, ich masa może zostać zliczona łącznie przy ocenie obowiązku zgłoszenia.

Przed rozpoczęciem przewozów warto sprawdzić, czy firma posiada aktualne dane na platformie PUESC. Administracja skarbowa przypomina, że brak aktualizacji może utrudnić składanie zgłoszeń.

Równolegle procedowany jest projekt dalszych zmian w SENT, przewidujący objęcie monitoringiem kolejnych towarów, m.in. betonu towarowego, oraz wprowadzenie zgłoszeń zbiorczych dla dużych kontraktów. Na razie są to jednak założenia legislacyjne, a nie obowiązujące przepisy.

W praktyce kierunek zmian jest jednoznaczny: katalog towarów objętych SENT stopniowo się rozszerza. Dlatego najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest weryfikowanie kodów CN już na etapie przyjmowania zlecenia oraz regularne szkolenia osób odpowiedzialnych za organizację i realizację przewozów.

Autor: Jakub Koszyński | Redakcja: Paweł Makowski

Glosariusz pojęć

FAQ